Prêts d’objets et de documents des collections afférentes

PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE PRÊTS

Les demandes d’emprunt d’objets et de documents des collections afférentes doivent parvenir à l’Archiviste des collections afférentes par écrit au moins un (1) mois avant la date de sortie des objets (contacter Andrea Kuchembuck : akuchembuck@cinematheque.qc.ca). Si les conditions d’emprunts sont respectées et que le Directeur des collections approuve le prêt, une entente de prêt sera signée entre la Cinémathèque et l’emprunteur.

La Cinémathèque se réserve le droit de refuser le prêt d’un artéfact ou d’un document. L’état de conservation, la rareté ou l’unicité de celui-ci figurent parmi les principales raisons de refus, de même que le non-respect par le lieu d’exposition des normes exigées par la Cinémathèque ou la déficience des installations sur le plan des systèmes de sécurité.

CONDITIONS D’EMPRUNT

Lors de demandes de prêt, y compris pour des expositions itinérantes, la Cinémathèque québécoise applique les règles suivantes :

•    L'institution emprunteuse doit fournir un rapport précisant les conditions physiques dans lesquelles les objets et documents seront exposés. Elle doit démontrer qu’elle respectera des conditions adéquates de contrôle environnemental et de sécurité (systèmes d’éclairage, de contrôle environnemental, de sécurité, etc.);
•    Un rapport d'état de conservation sera dressé par la Cinémathèque avant la sortie des éléments de nos collections, ainsi que par l'emprunteur dès réception des objets prêtés. Au démontage de l’exposition et avant le retour des éléments prêtés, l’emprunteur fera un nouvel état de conservation et le transmettra à la CQ;
•    Le transport, l’assurance et l’encaissage sont toujours aux frais de l’emprunteur. La Cinémathèque doit approuver le transporteur, obtenir une preuve d'assurance et superviser la fabrication des caisses;
•    La Cinémathèque peut, pour des artéfacts ou documents de grande valeur, exiger que ceux-ci soient accompagnés par un convoyeur, en général un employé de la Cinémathèque; dans ce cas, tous les frais du voyage de cette personne doivent être assumés par l’emprunteur, à l'aller comme au retour des objets ;
•    La CQ fournira à l’emprunteur la valeur d’assurance de chaque artéfact ou document;
•    Une entente de prêt doit être signée avant le transport des artéfacts ou documents;
•    L’emprunteur doit reconnaitre publiquement la contribution de la Cinémathèque selon les indications que celle-ci lui indiquera et qui figureront à l’entente de prêt;
•    Si le prêt est effectué pour une exposition itinérante, la Cinémathèque doit approuver chacun des lieux.