La Cinémathèque québécoise (CQ) conserve des archives importantes, filmiques et vidéographiques, qui lui sont données ou déposées par plusieurs clients, producteurs, distributeurs, cinéastes, artistes, etc.

Les dépôts gratuits pour le déposant reposent sur le principe du dépôt volontaire consigné dans un contrat de dépôt. En contrepartie de ce dépôt volontaire, le déposant reconnaît à la CQ un devoir de préservation patrimoniale. Il accepte qu’elle doive ainsi favoriser un équilibre entre les besoins d’accès à leur matériel par les  déposants et les ayants droit, par les programmateurs de la CQ et d’autres diffuseurs des œuvres conservées et les impératifs de la conservation et de la préservation à long terme de ce patrimoine.

La CQ rend accessibles ces œuvres à une clientèle variée pour des fins de projection ou de reproduction; cette clientèle se décline en quatre grandes catégories : les membres de la CQ et les donateurs, les déposants, les organisations appartenant à la Fédération internationale des archives du film (FIAF) et les autres organisations ou individus qui peuvent requérir l’accès aux collections Cinéma, Télévision, Vidéos et Nouveaux Médias (CTVNM), comme des festivals et des chercheurs du Canada et de l’étranger.

Les prêts de matériel et d’éléments de tirage pour la projection et la reproduction sont soumis à la Politique de gestion des collections de la CQ :

COPIES DE CONSERVATION
Les copies de conservation, rares, uniques, dans un état ne permettant pas leur utilisation ou dont les éléments de tirage ne sont pas conservés par la CQ ne sont généralement pas prêtées.

MATÉRIEL DÉPOSÉ
Dans le cas des dépôts, toute sortie d’éléments de tirage ou de copies requiert l’accord du déposant et de l’ayant droit, sauf pour les projections à la CQ ou dans une organisation faisant partie de la FIAF.

MATÉRIEL DONNÉ
Sont généralement refusés les prêts de copies et d’éléments de tirage donnés ou appartenant à la CQ, pour toute projection ou reproduction n’ayant pas lieu sous la supervision d’une organisation membre de la FIAF ou autres organisations reconnues par la CQ.

La CQ peut refuser, à sa discrétion, l’utilisation d’éléments de ses collections.

LES AYANTS-DROITS ET LES DÉPOSANTS
Si un ayant droit ou un déposant utilise plus de trois fois le même élément (copie ou élément de préservation) déposé par contrat de dépôt, la CQ se réserve le droit de demander qu’un nouvel élément de préservation soit produit.

GRILLE DE TARIFICATION POUR LA SORTIE TEMPORAIRE DES ÉLÉMENTS FILM ET VIDÉO POUR L’ANNÉE 2012-2013
La tarification renvoie au travail de repérage, de traitement, de gestion de dossier et de manutention généré par les demandes d’accès aux collections cinéma, télévision, vidéos et nouveaux médias. Le transport est en sus ainsi que les frais de douane le cas échéant. Chaque type d’éléments film ou vidéo est catalogué à l’unité et fait l’objet d’un enregistrement. Pour la tarification de certains éléments non précisés dans la grille, par exemple des éléments non catalogués ou faisant l’objet d’un catalogage en lot, une évaluation tarifaire sera faite selon la nature du matériel.

Note : Cette grille de tarification est sujette à des changements sans préavis.

 

Membres de la CQ  et donateurs (1)

Déposants

Membres et associés FIAF

Autres : cinémas, festivals, etc. canadiens et étrangers

Long métrage 35 mm ou 16 mm

100 $ par élément enregistré

175 $ par élément enregistré *

250 $ par élément enregistré *

500 $ par élément enregistré *

Court et moyen métrage 35 mm ou 16mm

80 $ par élément enregistré *

145 $ par élément enregistré *

175 $ par élément enregistré *

350 $ par élément enregistré *

Vidéo bobines ou vidéocassette

60 $ par élément enregistré *

100 $ par élément enregistré *

100 $ par élément enregistré *

200 $ par élément enregistré *

Matériel de production ou en lot

DEVIS SUR MESURE

DEVIS SUR MESURE

DEVIS SUR MESURE

DEVIS SUR MESURE

(1) S’applique uniquement aux éléments donnés et quand c’est le donateur qui prend en charge la demande d’accès.

*  Par exemple, une copie de projection de 5 bobines compte pour un seul élément enregistré; l’internégatif et le mixage final d’un titre comptent pour deux éléments.

LABORATOIRE OU MAISON DE SERVICE
Dans le cas d’éléments demandés pour des fins de reproduction, le laboratoire où les travaux auront lieu doit faire partie de ceux qu’approuve la CQ. En aucun cas des éléments de tirage ne sont envoyés à l’étranger.

PROCÉDURES D’ACCÈS
1. Toute demande externe doit être adressée par écrit à acces_collections_ctvnm@cinematheque.qc.ca et elle comportera les éléments suivants selon les cas :

                   PROJECTION                                                   REPRODUCTION

Nom et coordonnée de l’emprunteur

Nom et coordonnée de l’emprunteur

Titre

Titre

Lieu de projection (Nom et adresse)

Quel type de procédé de reproduction : numérique ou photochimique

Date et nombre de projection (Maximum 2 si permission accordée)

Format final de destination

Format (35mm, 16mm, etc.)

Format des éléments intermédiaires s’il y a lieu

 

Usage final du matériel reproduit (DVD/Blu-ray, diffusion télé, etc.)

Nom et Adresse de facturation

Nom et Adresse de facturation

En cas de réception d’une demande verbale, le technicien à l'accessibilité renverra le demandeur à la politique d’accès qui se trouvent sur le site Web de la Cinémathèque québécoise. Toute demande écrite recevra un accusé de réception-type qui précise les exigences de la CQ.

2. Le technicien à l'accessibilité procède à l’analyse de la demande;
3. Il informe le demandeur des délais qui s'appliquent et de la grille de tarification;
4. Il lui achemine l'entente de prêt et toute information concernant les autorisations requises;
5. Il produit ou fait produire une facture;
6. La CQ exige, avant la sortie des éléments :
·      la transmission préalable à la sortie d’une preuve d’assurance pour la valeur que la CQ indiquera au demandeur;
·      l’acquittement en entier des frais de sortie.

Le transport de la copie doit se faire par un transporteur approuvé par la CQ  au frais de l’emprunteur (Fedex, par exemple).

Les délais avant la mise à disposition du matériel sont de 15 jours ouvrables minimum.

ENTENTE DE PRÊT ET PÉNALITÉS
Tous les emprunteurs doivent signer une entente de prêt qui stipule les conditions particulières d’un prêt ainsi que la date limite pour le retour de la copie ou des éléments d’un film.

Le respect de la date de retour est impérieux. Après un premier rappel à l’effet que cette date a été dépassée, des pénalités pourront être encourues selon la grille suivante :

Chaque jour de retard après le rappel jusqu’au 9e jour inclusivement

75 $/jour

Chaque jour, à partir du 10e

150 $

Chaque mètre linéaire de pellicule endommagée (minimum 300 mètres*)

*Moins de 300 mètres linéaires endommagés coûteront donc 900 $

3 $

Un demandeur n’ayant pas acquitté ses pénalités ne pourra obtenir d’autres services ou l’accès à des copies ou des éléments, même à titre de membre ou de déposant, avant qu’il n’ait préalablement payé ses frais.

PROJECTIONS MULTIPLES
La CQ n’autorise normalement qu’une projection de chaque copie des films et plus rarement jusqu’à deux projections. Au-delà d’une projection les frais de base sont majorés de 50% par projection supplémentaire.

AUTRES FRAIS
Frais de reproduction VIDÉO À L’INTERNE, si déjà en format vidéo ou numérique
125 $ de l’heure (une heure minimum), le coût des supports de reproduction étant en sus.

Frais de RECHERCHEs DANS DU MATÉRIEL NON TRAITÉ
100 $ de l’heure (une heure minimum)

Frais de VÉRIFICATION DU MATÉRIEL À L’INTERNE
125 $ de l’heure (une heure minimum)

En cas d’annulation de la demande, et selon l’avancement des actions qui en découlent, des frais de 50 à 100 % de la facture seront réclamés.